Mise à jour concernant le contrat de travail électronique

Les contrats de travail signés au moyen d'autres formes de signature électronique que l'e-ID sont également assimilés à des contrats de travail papier. L'archivage de ces contrats pourra être confié à un service d'archivage électronique externe ou assuré par l'employeur lui-même. Toujours à l'état de projet. Jusqu'à ce qu'il y ait suffisamment de prestataires de services d'archivage électronique qualifié actifs sur le marché.

Signature de l'e-contrat de travail

La possibilité juridique de conclure des contrats de travail avec une signature électronique a été introduite par une loi du 3 juin 2007. Plus de dix ans plus tard, ce cadre légal a été adapté entre autres aux règles communautaires.

Quelles sont les possibilités à l'heure actuelle ?

Le contrat de travail signé au moyen de la carte d'identité électronique (e-ID) est assimilé à un contrat de travail signé sur papier. Notre législateur prévoyait d'autres possibilités mais celles-ci n'ont jamais vu le jour. L'heure est venue d'étendre les possibilités. Le règlement européen eIDAS n° 910/2014 (electronic IDentification and Authentication Service) dispose depuis le 1er juillet 2016 qu'une signature électronique qualifiée produit le même effet juridique qu'une signature manuscrite. En ce qui concerne les signatures électroniques non qualifiées, le règlement eIDAS prévoit qu'il appartient au droit national de définir l'effet juridique produit par ces signatures.

Quelles seront les possibilités à l'avenir ?

Une loi du 15 janvier 2018 assimile à présent un contrat de travail signé électroniquement à un contrat de travail papier signé au moyen d'une signature manuscrite. Cette assimilation est toutefois soumise à la condition que la signature électronique soit effectuée par :

• une signature électronique qualifiée ;
• un cachet électronique qualifié ; ou
• une autre signature électronique.

Cette autre signature électronique doit permettre de garantir l'identité des parties, leur consentement sur le contenu du contrat et le maintien de l'intégrité de ce contrat. S'il y a une contestation à ce propos, il incombe à l'employeur de démontrer que cette signature électronique garantit effectivement ces fonctions.
Encore une précision. La conclusion de contrats de travail par voie électronique n'est une obligation ni pour l'employeur, ni pour le travailleur.

Notez également que les possibilités étendues de signature électronique existent depuis 2016 pour les contrats de travail intérimaire. Les travailleurs intérimaires/entreprises utilisatrices peuvent, au moyen d'un code pin, signer un e-contrat de travail depuis un smartphone ou une tablette.

Archivage de l'e-contrat de travail

Quelles sont les autres nouveautés ?
Un exemplaire du contrat de travail électronique est archivé auprès d'un prestataire de services d'archivage électronique ou, à défaut, auprès de l'employeur qui exploite pour son propre compte un tel service. Dans les deux cas, cet archivage doit satisfaire aux exigences du Code de droit économique (CDE) concernant l'archivage électronique qualifié.

L'article I.18, 17° CDE s'énonce comme suit : " Un service d'archivage électronique est un service de confiance supplémentaire aux services visés dans le Règlement eIDAS, qui consiste en la conservation de données électroniques ou la numérisation de documents papiers, et qui est fourni par un prestataire de services de confiance au sens du Règlement eIDAS ou qui est exploité pour son propre compte par un organisme du secteur public ou une personne physique ou morale ".

Cet archivage ne peut rien coûter au travailleur qui doit avoir accès à tout moment à l'exemplaire archivé. Cet archivage doit au moins être garanti jusqu'à l'expiration d'un délai de cinq ans à compter de la fin du contrat de travail.

Au terme de cette période de cinq ans, le prestataire de services d'archivage électronique ou l'employeur transmet le contrat de travail électronique - sous une forme lisible et exploitable - à l'asbl SIGeDIS. SIGeDIS est l'asbl qui tient à jour les données sociales nécessaires au calcul des pensions légales.

Entrée en vigueur

Le nouveau cadre juridique pour les contrats de travail électroniques existe sur papier. Il n'y a plus qu'à attendre son exécution. Ces règles n'entreront effectivement en vigueur qu'au moment où des services d'archivage électronique qualifié seront créés.