Participer à l'assemblée générale : to be or not to be

L'assemblée générale des actionnaires/associés est, dans la SA, la SPRL et la SCRL, un organe obligatoire doté de compétences exclusives, notamment celle d'approuver les comptes annuels. L'assemblée générale ordinaire se tient chaque année. Tout le monde ne peut pas y assister. Les statuts et le Code des sociétés déterminent qui est admis à l'assemblée générale et qui peut participer au vote.

Le Code des sociétés dispose qu'il doit être tenu, chaque année, au moins une assemblée générale (ordinaire) dans la commune indiquée par les statuts. Le jour et l'heure de l'assemblée générale ordinaire peuvent être déterminés librement dans les statuts, étant entendu que celle-ci doit se tenir dans les six mois de la clôture de l'exercice.

Tout le monde ne peut pas assister à l'assemblée générale

Il faut avant tout convoquer tous les actionnaires. Il s'agit des titulaires d'actions avec droit de vote et des titulaires d'actions sans droit de vote. Seules les personnes inscrites comme propriétaires d'actions dans le registre des parts ont accès à l'assemblée générale.
Un actionnaire/associé peut charger un mandataire - muni d'une procuration écrite valable - de le représenter à l'assemblée générale. Un expert-comptable ne peut en principe pas agir en qualité de mandataire d'un actionnaire à l'assemblée générale. La réalisation d'actes de gestion ou d'administration est en effet incompatible avec la déontologie de la profession d'expert-comptable.

Il faut ensuite convoquer les administrateurs ou gérants et le(s) commissaire(s). Les actionnaires ou associés ont en effet le droit de les interpeler. Les commissaires assistent à l'assemblée générale lorsque celle-ci délibère sur la base d'un rapport établi par eux.

Procédure particulière d'admission de tiers

Vu son caractère fermé, l'assemblée générale est en principe personnellement compétente pour décider de l'admission de certains tiers. Les tiers sont les bienvenus à condition qu'ils gardent le silence. En cas de contestation, un vote s'impose.

Les tiers " déterminés ", tels les porteurs d'obligations et warrants (convertibles) et les porteurs de certificats nominatifs émis avec la collaboration de la société, doivent être convoqués. Ils n'assistent à l'assemblée générale qu'avec une voix consultative.

Les tiers " ordinaires ", tels l'expert-comptable et le réviseur, peuvent assister à l'assemblée générale, à condition d'y avoir été autorisés à la majorité simple et sous réserve de toute disposition statutaire contraire. L'expert-comptable qui tient la comptabilité de la société, par exemple, n'a pas automatiquement le droit de participer à l'assemblée générale, mais l'assemblée générale peut l'y autoriser.

Les tiers " particuliers " sont la presse et l'avocat. La tradition veut que la presse n'ait besoin d'aucune autorisation particulière pour participer à l'assemblée générale de sociétés cotées. L'admission d'un avocat dépendra de la qualité en laquelle il agit. Si l'avocat agit pour le compte de la société, il peut y assister, sauf si l'assemblée générale en décide autrement. Si l'avocat agit en qualité de conseil de l'actionnaire (et non en qualité de mandataire particulier), seule une minorité de la doctrine estime que l'actionnaire peut être accompagné de son avocat. Lors de la rédaction des statuts, vous avez donc intérêt à consacrer le soin nécessaire à la formulation de la clause de représentation des actionnaires par des non-actionnaires, si vous ne voulez pas qu'un avocat se présente à votre assemblée générale.

Conséquences pour la prise de décisions

Lorsque des tiers sont illégalement exclus de l'assemblée générale, les décisions prises seront nulles si le demandeur prouve que les tiers (p. ex. un expert) peuvent influencer les décisions par leur présence ou leurs questions.
Si des tiers ont été illégalement  admis au vote, il convient de déterminer si la décision contestée aurait également été prise en leur absence. Si ce n'est pas le cas, la décision doit être annulée.