L'assemblée générale numérique de votre société

Fin mars 2020, au début de la crise du coronavirus, le gouvernement avait proposé une solution temporaire pour les assemblées générales des sociétés. D'une part, elles bénéficiaient d'un report général et d'autre part, elles pouvaient se dérouler de manière numérique. Fin 2020, le législateur a élaboré une solution plus définitive.

L'assemblée générale à distance

Une assemblée générale (AG) pouvait déjà auparavant se dérouler " à distance ", mais les statuts devaient le permettre. Une loi du 20 décembre 2020 a levé cet obstacle : la décision d'organiser une AG physique ou numérique revient entièrement à l'organe d'administration.
Dans la convocation à l'assemblée générale, l'organe d'administration doit donner " une description claire et précise des procédures relatives à la participation à distance ". L'objectif est bien entendu d'éviter que des actionnaires ne puissent participer à l'assemblée en raison d'exigences techniques.

Les nouvelles règles s'appliquent à toutes les formes de sociétés (SRL, SA, SC), ainsi qu'aux ASBL et AISBL.

Rien ne change pour les sociétés cotées, de même que pour les sociétés constituées avant le 1er mai 2019 et qui n'ont pas (encore) adapté leurs statuts. Dans ces sociétés, une assemblée générale ne peut donc se dérouler à distance que si les statuts le prévoient.

Quel outil numérique ?

Pour être valable, l'outil utilisé pour l'assemblée générale à distance ne doit répondre qu'à deux conditions.

Premièrement, l'outil doit permettre à la société de contrôler l'identité (et la qualité) de l'actionnaire. Il suffit que la société puisse vérifier si la personne qui se présente est effectivement celle qu'elle prétend être et si elle a la qualité d'actionnaire. Pas besoin pour ce faire d'installer un moyen de communication électronique sophistiqué. Si le nombre d'actionnaires est limité, cela peut même se faire par simple conference call. La vérification de la qualité et de l'identité de l'actionnaire peut aussi s'effectuer très simplement au moyen d'outils de communication tels que Teams, Zoom et Skype.

Deuxièmement, cet outil utilisé doit permettre à l'actionnaire de " prendre connaissance, de manière directe, simultanée et continue, des discussions au sein de l'assemblée ". L'actionnaire doit donc pouvoir assister à l'assemblée, mais aussi y participer activement, poser des questions et exercer son droit de vote. L'outil doit dès lors permettre une communication en temps réel dans les deux sens.

La mise en place de cet outil étant peut-être difficilement réalisable à court terme pour certaines sociétés, un régime transitoire a été prévu jusqu'au 30 juin 2021. La société peut ainsi décider de limiter la communication lors de l'assemblée générale à une " émission " (communication dans un seul sens donc).
Cette décision doit toutefois être clairement annoncée et motivée, et l'actionnaire qui souhaite malgré tout intervenir activement doit avoir la possibilité de participer à une assemblée physique.

Malgré tout toujours un peu physique

Même si elle se déroule à distance, toute assemblée générale a toujours un aspect physique.
Les membres du bureau doivent toujours participer physiquement à l'assemblée. De même, si lors de l'assemblée, une décision doit être constatée par acte authentique (par exemple un apport), les personnes concernées doivent aussi être présentes physiquement.