Assemblées générales digitales : une nouvelle ère

En 2020, lorsque la pandémie a éclaté, le ministre de la Justice de l'époque a pris des mesures d'urgence autorisant, d'une part, le simple report des assemblées générales et, d'autre part, leur tenue à distance. Fin décembre 2020, un cadre légal plus solide a été créé pour ces assemblées générales digitales. La pandémie n'est aujourd'hui plus une raison valable pour justifier un report.

Pouvoir plus étendu du conseil d'administration

La modification apportée fin décembre 2020 a surtout pour conséquence que le conseil d'administration peut à présent décider des modalités d'organisation de l'assemblée générale. Jusqu'en 2020, la possibilité de participer à l'assemblée générale " à distance " devait être prévue explicitement par les statuts. En 2021, ce n'est plus nécessaire. Même si les statuts ne le prévoient pas explicitement, une assemblée générale avec participation à distance (ou une assemblée générale digitale) peut être organisée.

La décision d'une telle organisation revient à l'organe d'administration. L'organe d'administration doit au préalable offrir aux actionnaires la possibilité de participer à l'assemblée à distance. Si la réunion se tient effectivement de cette manière, les participants sont présumés être présents à l'endroit où l'assemblée générale se tient.

Il est important que l'entreprise puisse vérifier l'identité de ces participants. Le bureau sait ainsi quelles compétences ont les participants concernés (par exemple, droit de vote multiple).

Le moyen de communication électronique

La loi impose également plusieurs exigences quant au moyen de communication.
L'outil doit évidemment permettre aux participants de suivre les discussions. Mais ces derniers doivent également pouvoir participer activement aux délibérations et poser des questions.
Les entreprises disposent d'un peu de temps pour satisfaire à ces exigences techniques. Afin de permettre aux entreprises de s'adapter, l'assemblée générale peut, jusqu'au 30 juin 2021, être tenue par voie digitale, même si elle ne satisfait pas à ces exigences. L'organe d'administration doit alors justifier dans la convocation à l'assemblée générale pourquoi la société ne dispose pas d'un tel moyen de communication électronique. Cela ne semble toutefois pas évident à prouver avec les outils actuellement proposés par les entreprises spécialisées.

L'organe d'administration doit décrire la procédure à suivre pour pouvoir participer à l'assemblée générale à distance au moment où il convoque les actionnaires. Il doit le faire de manière claire et précise. Autrement dit : l'organe d'administration doit éviter que des actionnaires se trouvent exclus tout simplement parce que l'outil serait trop complexe.

L'un ou l'autre problème n'est évidemment jamais exclu lors d'une telle réunion en ligne. Cela doit en l'occurrence être acté dans le procès-verbal.

Quid du " bureau " : présence physique requise

Les membres du bureau (dans la pratique, les administrateurs et les collaborateurs chargés de veiller au bon déroulement de l'assemblée) ne sont pas autorisés à participer à l'assemblée générale par voie électronique. Ils doivent dresser le procès-verbal et le législateur estime que cela requiert une présence physique effective.
L'organe d'administration lui-même et, le cas échéant, le commissaire sont quant à eux autorisés à participer à distance.

Une assemblée écrite est également possible

Il existe une autre possibilité pour éviter les réunions physiques, à savoir l'assemblée générale écrite.
À ne pas confondre avec l'assemblée générale digitale, car lors d'une " assemblée générale écrite ", aucune discussion/concertation n'est possible. L'assemblée écrite est en réalité réservée à l'acceptation unanime du procès-verbal de l'assemblée générale.
L'assemblée écrite était précédemment déjà possible pour les SRL, les SC et les SA. La nouveauté est qu'elle est à présent aussi possible pour les ASBL.

Une nouvelle ère

L'assemblée générale digitale est sans aucun doute l'un des domaines dans lesquels la pandémie a donné un coup d'accélérateur à une évolution digitale jusque-là plutôt lente. Du jour au lendemain, un cadre légal a été créé afin de permettre l'organisation des assemblées générales sous forme digitale, sans trop de formalisme pour les plus petites sociétés. Sans doute, cette numérisation aura-t-elle également pour conséquence que les actionnaires participeront plus rapidement et plus activement aux assemblées. 2021 sera une année test à cet égard.