Organisatie jaarvergadering is geen sinecure

Organisatie jaarvergadering is geen sinecure

Bent u al gestart met de voorbereiding van de jaarvergadering ? De organisatie van deze algemene vergadering is een jaarlijks weerkerende opdracht. Ze vindt plaats in de gemeente, op de dag en het uur zoals in de statuten bepaald. Maar er zijn nog andere aandachtspunten.

Bijeenroeping

Bent u zaakvoerder, dan roept u de jaarvergadering samen via een aankondiging in de pers (voor aandelen aan toonder) of via een brief (voor aandelen op naam). Het initiatief kan ook uitgaan van de raad van bestuur. 

Agenda

De oproeping bevat de agendapunten. Die agenda moet duidelijk zijn. Alleen over de punten die hierin vermeld staan, kan de vergadering geldig beraadslagen. De agenda is interessant voor de aandeelhouders (vennoten) omdat zij meteen zien wat er op het programma staat. Maar hij is ook voor u belangrijk omdat u zich kan voorbereiden op de eventuele vragen van uw aandeelhouders (vennoten).

Bevoegdheden

Tot de belangrijkste bevoegdheden van de jaarvergadering behoren: de goedkeuring van de jaarrekening, de benoeming van het bestuur en van de commissaris (als er één nodig is); het bekijken van het jaarverslag en het verslag van de commissaris; het verlenen van kwijting aan het bestuursorgaan en aan de commissaris.

Aanwezigheden

Op de jaarvergadering zijn welkom: de aandeelhouders (vennoten) die het wensen, het bestuursorgaan en de commissaris. Andere derden zoals advocaten hebben een uitdrukkelijke machtiging nodig of nemen deel met raadgevende stem. De toelatingsformaliteiten worden vastgelegd in de statuten.
Uw aandeelhouders (vennoten) en de houders van obligaties van uw vennootschap moeten vijftien dagen vóór de jaarvergadering de jaarrekening en desgevallend het jaarverslag en het verslag van de commissaris, op de zetel van uw vennootschap kunnen inkijken.

Verdaging

Het bestuursorgaan kan de jaarvergadering maximaal drie weken uitstellen. Bijvoorbeeld wanneer door onenigheid tussen aandeelhouders de jaarrekening toch niet goedgekeurd zou raken. Er zijn dan nieuwe oproepingen vereist. Een tweede uitstel is niet toegelaten.
De algemene vergadering zelf kan te allen tijde de vergadering uitstellen.

Correct beraadslagen en beslissen

Het bureau van de jaarvergadering bestaat uit een voorzitter, een secretaris en twee stemopnemers (indien mogelijk). Het bureau staat in voor het goede verloop van de vergadering. Zo leest het de agendapunten voor en zorgt voor de naleving van de procedures.
In uw statuten bepaalt u de wijze van beraadslagen en van beslissen.
Als de statuten hierover niks bepalen, dan gelden de gewone regels, d.w.z. gewone meerderheid van de uitgebrachte stemmen. In principe geeft elk aandeel recht op één stem. In bepaalde gevallen kan het stemrecht worden geschorst (bv. aandelen zijn niet volstort).
Telt uw vennootschap slechts een paar aandeelhouders of vennoten, dan is een schriftelijke besluitvorming een interessante optie. Opgelet, de schriftelijke besluitvorming is alleen mogelijk als alle vennoten of aandeelhouders met die procedure instemmen en op voorwaarde dat alle besluiten met eenparigheid (unanimiteit) worden genomen.

Nieuws

Zowel in Vlaanderen als in Brussel kiest de gewestregering voor de zogenaamde handelshuurlening om huurders van commerciële panden te ondersteunen. Ook de verhuurder wordt er beter van want hij heeft zekerheid over de betaling van minstens een deel van de huur.

Als een werkgever een bedrijfswagen ter beschikking stelt van een werknemer of bedrijfsleider, dan wordt die werknemer/bedrijfsleider op het voordeel belast. De berekening van het voordeel is onder meer afhankelijk van de CO2-uitstoot van het voertuig tegenover de “gemiddelde uitstoot van het Belgische wagenpark”. Die gemiddelde uitstoot ging in 2020 na twee jaar van stijging, terug naar beneden. Goed nieuws voor het klimaat maar minder goed nieuws voor uw portefeuille.

Wie WVV zegt, denkt meteen aan de nieuwe regels voor vennootschappen. Een kapitaalloze BV, nieuwe regels inzake stemrecht, een andere invulling voor de coöperatieve vennootschap, … Maar ook voor de bestuurders veranderde er heel wat.

Schrijf u in op onze nieuwsbrief