Organisatie jaarvergadering is geen sinecure

Organisatie jaarvergadering is geen sinecure

Bent u al gestart met de voorbereiding van de jaarvergadering ? De organisatie van deze algemene vergadering is een jaarlijks weerkerende opdracht. Ze vindt plaats in de gemeente, op de dag en het uur zoals in de statuten bepaald. Maar er zijn nog andere aandachtspunten.

Bijeenroeping

Bent u zaakvoerder, dan roept u de jaarvergadering samen via een aankondiging in de pers (voor aandelen aan toonder) of via een brief (voor aandelen op naam). Het initiatief kan ook uitgaan van de raad van bestuur. 

Agenda

De oproeping bevat de agendapunten. Die agenda moet duidelijk zijn. Alleen over de punten die hierin vermeld staan, kan de vergadering geldig beraadslagen. De agenda is interessant voor de aandeelhouders (vennoten) omdat zij meteen zien wat er op het programma staat. Maar hij is ook voor u belangrijk omdat u zich kan voorbereiden op de eventuele vragen van uw aandeelhouders (vennoten).

Bevoegdheden

Tot de belangrijkste bevoegdheden van de jaarvergadering behoren: de goedkeuring van de jaarrekening, de benoeming van het bestuur en van de commissaris (als er één nodig is); het bekijken van het jaarverslag en het verslag van de commissaris; het verlenen van kwijting aan het bestuursorgaan en aan de commissaris.

Aanwezigheden

Op de jaarvergadering zijn welkom: de aandeelhouders (vennoten) die het wensen, het bestuursorgaan en de commissaris. Andere derden zoals advocaten hebben een uitdrukkelijke machtiging nodig of nemen deel met raadgevende stem. De toelatingsformaliteiten worden vastgelegd in de statuten.
Uw aandeelhouders (vennoten) en de houders van obligaties van uw vennootschap moeten vijftien dagen vóór de jaarvergadering de jaarrekening en desgevallend het jaarverslag en het verslag van de commissaris, op de zetel van uw vennootschap kunnen inkijken.

Verdaging

Het bestuursorgaan kan de jaarvergadering maximaal drie weken uitstellen. Bijvoorbeeld wanneer door onenigheid tussen aandeelhouders de jaarrekening toch niet goedgekeurd zou raken. Er zijn dan nieuwe oproepingen vereist. Een tweede uitstel is niet toegelaten.
De algemene vergadering zelf kan te allen tijde de vergadering uitstellen.

Correct beraadslagen en beslissen

Het bureau van de jaarvergadering bestaat uit een voorzitter, een secretaris en twee stemopnemers (indien mogelijk). Het bureau staat in voor het goede verloop van de vergadering. Zo leest het de agendapunten voor en zorgt voor de naleving van de procedures.
In uw statuten bepaalt u de wijze van beraadslagen en van beslissen.
Als de statuten hierover niks bepalen, dan gelden de gewone regels, d.w.z. gewone meerderheid van de uitgebrachte stemmen. In principe geeft elk aandeel recht op één stem. In bepaalde gevallen kan het stemrecht worden geschorst (bv. aandelen zijn niet volstort).
Telt uw vennootschap slechts een paar aandeelhouders of vennoten, dan is een schriftelijke besluitvorming een interessante optie. Opgelet, de schriftelijke besluitvorming is alleen mogelijk als alle vennoten of aandeelhouders met die procedure instemmen en op voorwaarde dat alle besluiten met eenparigheid (unanimiteit) worden genomen.

Nieuws

Tot 31 december 2020 zijn receptiekosten in de inkomstenbelastingen 100% aftrekbaar. De maatregel moet de evenementensector ondersteunen. De vraag is natuurlijk of de strikte regels inzake evenementen het überhaupt mogelijk maken om dergelijke evenementen te organiseren.

In 2015 voerde de wetgever een nieuwe belastingvermindering in: de tax shelter voor starters. Wat later volgde een gelijkaardige tax shelter voor groeibedrijven en recent kwam er nog een corona tax shelter. Het gemeenschappelijk doel is om sommen die nu onproductief op spaarboekjes staan, over te brengen naar meer risicodragende investeringen.

De regeringen van ons land gebruiken meerdere technieken om de relance van de economie in het post-corona tijdperk te bewerkstelligen. Een belastingverlaging voor wie doorgaat met investeren is er één van.

Schrijf u in op onze nieuwsbrief