La facturation électronique : une économie de temps et d'argent !

La facturation électronique : une économie de temps et d'argent !

La facturation électronique n'a jamais été aussi simple que depuis le 1er janvier 2010. Dorénavant, vous êtes libre de choisir la forme la plus appropriée pour envoyer, recevoir, traiter et archiver vos factures. En effet, les factures électroniques et les factures papier sont désormais équivalentes aux yeux de l'administration de la TVA.

Forme et méthode au choix

En Belgique, près d'1 milliard de factures sont envoyées chaque année. Cependant, jusqu'il y a peu, seulement 1 % des factures étaient envoyées par voie électronique en raison de prescriptions sévères en matière de technologie et de sécurité. En Belgique, depuis le 1er janvier 2010, les factures papier et les factures électroniques sont sur un pied d'égalité. L'administration de la TVA ne précise pas quelles sont les méthodes à utiliser obligatoirement pour garantir l'authenticité et l'intégrité de vos factures : vous choisissez vous-même la solution la plus appropriée à votre entreprise. Il est un fait que les besoins d'une multinationale ne sont pas les mêmes que ceux d'un indépendant isolé.

Dans la pratique

Sachez que si vous souhaitez passer au système de facturation électronique, vous avez besoin de l'accord préalable de votre client. Cet accord peut être verbal, mais il est recommandé de le coucher sur papier. Ensuite, vous devez choisir la méthode souhaitée pour envoyer vos factures : par e-mail (en tant que fichier .pdf), via EDI (Electronic Data Interchange) ou par le biais d'une autre technique. La sécurisation par signature électronique reste possible, mais elle n'est plus obligatoire. La procédure s'applique à l'envoi, à la réception, au traitement ainsi qu'à l'archivage de vos factures.

Priorités

Conservez vos factures électroniques sur un support électronique, et ce pendant sept ans à compter du 1er janvier de l'année qui suit la date de facturation mentionnée dans vos factures. Les factures qui vous sont encore envoyées sur papier peuvent être conservées soit telles quelles, soit sur support numérique. Tout comme pour les versions papier, l'Administration  se réserve le droit de vérifier si la facture électronique est complète et si elle correspond à la réalité. En outre, n'oubliez pas que vous êtes susceptibles de prouver l'authenticité de l'origine, le contenu et la lisibilité des factures pendant toute la durée de leur conservation.

Avantages

Vous n'êtes pas encore convaincu de l'utilité de cette mesure ? Les arguments suivants vont certainement y remédier : vous économisez de l'argent (une consommation de papier moins importante est synonyme de frais d'envoi moins élevés), de la place (moins d'espace d'archivage nécessaire), du temps,... tout en pensant à l'environnement !

Nouvelles

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