Bespaar tijd en geld met elektronische facturatie

Bespaar tijd en geld met elektronische facturatie

Elektronisch factureren is sinds 1 januari 2010 een stuk eenvoudiger. U kiest voortaan zelf wat de meest aangewezen vorm is om uw facturen te verzenden, te ontvangen, te verwerken en te archiveren. Elektronische en papieren facturen zijn voortaan gelijkwaardig voor de btw-administratie.

Vorm- en middelvrij

In België worden jaarlijks ongeveer 1 miljard facturen verstuurd. Maar door strenge technologische - en veiligheidsvoorschriften werd tot voor kort amper 1% van alle facturen langs elektronische weg verzonden. Vanaf 1 januari 2010 worden papieren en elektronische facturen in België echter op gelijke voet behandeld. De btw-administratie bepaalt niet meer welke methoden u verplicht moet gebruiken om de authenticiteit en de integriteit van uw factuur te waarborgen. U kiest zelf de meest aangewezen oplossing voor uw bedrijf. Een multinational heeft immers niet dezelfde behoeften als uw eenmanszaak.

In de praktijk

Als u wil overstappen op het systeem van elektronische facturatie, hebt u wel eerst het akkoord nodig van uw klant. Dat kan mondeling, maar u zet het akkoord beter op papier. Vervolgens kiest u op welke wijze u uw facturen wil uitwisselen: per e-mail (als pdf), via EDI (Electronic Data Interchange) of nog met andere technieken. De beveiliging met een elektronische handtekening is mogelijk maar geen verplichting meer. De procedure geldt voor het verzenden, ontvangen, verwerken en archiveren van uw facturen.

Aandachtspunten

Bewaar elektronische facturen ook elektronisch en dit gedurende zeven jaar vanaf 1 januari van het jaar volgend op de factuurdatum die op de factuur staat. Facturen die u nog in papieren vorm ontvangt, kan u ofwel op papier bijhouden, ofwel digitaal bewaren.
Net zoals bij de papieren versie behoudt de Administratie de controle of de elektronische factuur volledig is en overeenstemt met de werkelijkheid. Vergeet bovendien niet dat u de authenticiteit van de herkomst, de inhoud en de leesbaarheid van de facturen gedurende de volledige bewaringstermijn moet kunnen aantonen.

Voordelen

Nog niet overtuigd van het nut van deze maatregel? Volgende argumenten trekken u zeker over de streep: u bespaart kosten (want minder papierverbruik en minder verzendingskosten), u bespaart plaats (want minder archiefruimte), u bespaart tijd,... en u denkt aan het milieu.