Le dépôt des comptes annuels sur papier fait désormais partie du passé

Le dépôt des comptes annuels sur papier fait désormais partie du passé

Établir et déposer les comptes annuels est une obligation importante de l'organe d'administration. Depuis le 21 juin 2010, vous ne pouvez plus déposer les comptes annuels sur support papier auprès de la Banque Nationale de Belgique. Si vous ne pouvez pas déposer les comptes annuels en ligne, vous ne pouvez les envoyer sur support papier qu'au siège de la Centrale des bilans à Bruxelles.

Au plus tard sept mois après la clôture de votre exercice et dans les 30 jours suivant leur approbation par l'assemblée générale, vous devez déposer vos comptes annuels auprès de la Centrale des bilans de la Banque Nationale. Comme 1 % seulement des comptes annuels sont encore déposés sur papier, la Banque Nationale de Belgique (BNB) a décidé de mettre un terme à ce mode de dépôt à partir du 21 juin 2010.

Dépôt via Internet

Le dépôt des comptes annuels via Internet peut être réalisé sous la forme d'un fichier pdf, ou sous la forme d'un fichier structuré de données (fichier xbrl). Pour créer un tel fichier, vous pouvez utiliser des logiciels commerciaux adaptés ou recourir à l'application Internet gratuite Sofista qui est disponible sur le site web de la Centrale des bilans.

Dépôt sur papier

Si votre entreprise ne peut déposer les comptes annuels en ligne, vous ne pouvez désormais les envoyer sur support papier qu'au siège de la Centrale des bilans à Bruxelles :

BNB - Centrale des bilans, Dépôt de comptes annuels, boulevard de Berlaimont 14 à 1000 Bruxelles, et vous joignez aux comptes annuels un chèque pour le montant des frais de dépôt dus pour ces comptes annuels.

Ou vous pouvez encore déposer les comptes annuels pendant les heures d'ouverture dans un des établissements de la BNB dans une boîte aux lettres spéciale “Centrale des bilans - Dépôt de comptes annuels”. Vous y joignez un formulaire à compléter sur place avec les données qui sont nécessaires pour pouvoir traiter et accepter le dépôt à la date du dépôt.

Force majeure en cas de dépôt tardif

Les sociétés qui ont clôturé l'exercice 2009 le 31 décembre devaient déposer les comptes annuels pour cet exercice dans le mois suivant l'assemblée générale et au plus tard le 30 juillet 2010. Des comptes annuels non approuvés ne peuvent en principe pas être déposés.

Tout dépôt tardif des comptes annuels entraîne le paiement d'une contribution aux frais exposés par les autorités fédérales en vue de dépister et de contrôler les entreprises en proie à des difficultés financières. Cette contribution est remboursée si le retard s'explique par un cas de force majeure. Dans ce cas, vous envoyez un courrier ordinaire au Service public fédéral Economie, Direction générale Régulation et Organisation du Marché, Cellule Comptes annuels, North Gate III, boulevard du Roi Albert II 16 à 1000 Bruxelles. Vous devez demander le remboursement dans les 18 mois. Ce délai commence à courir à partir de la date de clôture de l'exercice. Si votre exercice se clôture le 31 décembre 2009, vous avez donc jusqu'au 30 juin 2011 pour agir. Dans la demande, vous mentionnez votre numéro de compte et les circonstances de la force majeure. Vous joignez également au dossier de demande les documents qui justifient la force majeure et, si vous avez reçu une 'mention du dépôt', une copie de cette mention.

Plus d'informations

Site web de la Centrale des bilans : http://www.centraledesbilans.be
Tél. 02 221 30 01