Kostenvergoedingen: forfaits RSZ voor bepaalde uitgavenposten

Kostenvergoedingen: forfaits RSZ voor bepaalde uitgavenposten

Vergoedingen van “kosten eigen aan de werkgever” die aan de werknemer worden terugbetaald zijn niet belastbaar en niet onderworpen aan socialezekerheidsbijdragen. U moet wel voor de RSZ en de administratie het professionele karakter en de realiteit van de forfaitair terugbetaalde kosten kunnen aantonen. De RSZ heeft recent enkele forfaitaire bedragen gepubliceerd die als richtlijn dienen voor de terugbetaling van bepaalde kostenvergoedingen.

Onkostenvergoedingen

Alle inkomsten die een werknemer verwerft uit arbeid zijn belastbare inkomsten. Eén van de uitzonderingen hierop zijn de “kosten eigen aan de werkgever”. Dit zijn uitgaven die de werknemer verricht tijdens de uitoefening van zijn beroep (bv. reiskosten, maaltijdkosten, kosten aan een auto, verblijfskosten). Als u die kosten terugbetaalt aan uw werknemer, zijn er op dit bedrag in principe geen RSZ-bijdragen verschuldigd. De RSZ beschouwt een terugbetaalde kostenvergoeding immers niet als loon.

Bewijslast ten laste van de werkgever

De bewijslast terzake ligt bij de werkgever. Sedert 1 januari 2010 moet u de juistheid van de kosten aantonen met geschreven documenten (bv. het arbeidsreglement, een dienstnota, bijlagen aan de arbeidsovereenkomst).

Houding RSZ

Als een kostenvergoeding niet volgens de effectief reële waarde kan worden terugbetaald, werkt men met forfaits die in verhouding staan met de werkelijke waarde van de uitgaven.
Terwijl u zich vroeger niet op duidelijke richtlijnen kon baseren voor het vaststellen van het forfait van kleine en/of moeilijk bewijsbare kosten, heeft de RSZ recent richtlijnen gepubliceerd voor verschillende posten waarvoor zij een forfaitaire raming aanvaardt. Bij elke post vermeldt ze het bedrag en de voorwaarden. Enkele voorbeelden.

Baankosten voor niet-sedentaire werknemers (werknemers die verplicht zijn zich tijdens de werkdag gedurende minimum vier opeenvolgende uren te verplaatsen)
Bedrag forfait: 8 euro per dag en een maaltijdvergoeding van 6 euro per dag.
Voorwaarden: werknemers kunnen geen gebruik maken van sanitaire en andere faciliteiten in de onderneming of op de meeste werven en kunnen niet anders dan een maaltijd buitenshuis gebruiken.

Woon-werkverplaatsingen en beroepsverplaatsingen met de auto of de fiets
Bedrag forfait: 0,3178 euro per km (auto) en 0,20 euro per km (fiets).
Voorwaarden: het voertuig mag geen eigendom zijn van de werkgever of door hem worden gefinancierd. De forfaits omvatten “alle” kosten, zowel het onderhoud als de verzekering en de brandstof.

Bureaukosten voor werknemers die een deel van hun werk thuis doen
Bedrag forfait: 110,50 euro per maand. Dit bedrag omvat o.m. de kosten voor verwarming, elektriciteit, klein bureaugereedschap.
Voorwaarden: de werknemers moeten structureel en op regelmatige basis een deel van hun arbeidstijd thuis presteren en in hun woning een ruimte inrichten waar zij dat werk kunnen doen. Voor werknemers die bij hun werkgever een werkplaats hebben, wordt dit forfait alleen aanvaard als uit hun functieomschrijving duidelijk blijkt dat zij op regelmatige basis een deel van hun werk thuis moeten doen. Voor werknemers die vallen onder de wetgeving op de arbeidsduur betekent dit dat de thuis gepresteerde uren moeten meetellen om te zien of zij de maximale arbeidsduur niet overschrijden.

Kosten verbonden aan de auto (garage, parking, carwash)
Bedrag forfait: 50 euro per maand (garage), 15 euro per maand (parking) en 15 euro per maand (carwash).
Voorwaarden: het voertuig wordt hoofdzakelijk voor beroepsdoeleinden gebruikt.
Als de werkgever dit eist omwille van de veiligheid van het voertuig of de inhoud ervan: de verplichting om een voertuig veilig te stallen, mag alleen als dit wordt opgelegd aan alle werknemers in dezelfde toestand.

Houding fiscus

Een aantal van deze bedragen vinden we terug bij de fiscus (bv. de kosten i.v.m. binnenlandse dienstreizen). Voor andere uitgavenposten moet u nog steeds een (in)formeel akkoord sluiten met de fiscus.
Omdat elke kostenvergoeding controleerbaar moet zijn, moet u ze vermelden op de fiscale fiches. Zo vermijdt u een aanslag als “geheim commissieloon”.

Concreet

De bedragen zijn maximumbedragen. Als de gemaakte kosten groter zijn dan deze forfaits, mag u altijd het (hogere) reële bedrag terugbetalen. U moet de echtheid van de bedragen wel kunnen aantonen voor het geheel van de kosten voor die bepaalde uitgavenpost. U mag de beide systemen (reëel en forfaitair) m.a.w. niet samen gebruiken voor éénzelfde type van kosten.

Ten slotte nog dit. De nieuwe richtlijnen hebben geen bindend karakter. Toch kan het geen kwaad het bestaand beleid van forfaitaire onkostenvergoedingen hieraan te toetsen om een herkwalificatie van forfaitaire onkostenvergoedingen in loon te vermijden.