Uw boekhouding op een centrale computer in het buitenland houden mag

Uw boekhouding op een centrale computer in het buitenland houden mag

Uw boekhouding op een centrale computer in het buitenland verwerken en bewaren, is toegelaten. U moet wel uw boeken kunnen voorleggen aan de belastingadministratie wanneer zij een belastingcontrole aankondigt. Voor een elektronische boekhouding is het belangrijk dat u vanuit de zetel van uw vennootschap in België online toegang heeft tot alle boekhoudkundige informatie en documenten. Hierover heeft de Commissie voor Boekhoudkundige Normen (CBN) recent twee adviezen gepubliceerd.

Heel wat Belgische ondernemingen die deel uitmaken van een multinationale groep of Belgische filialen van buitenlandse ondernemingen hebben een gecentraliseerde boekhouding in een ander land. Op één computer wordt de boekhouding van alle vennootschappen die tot de groep behoren over de landen heen bewaard.

Boekhouding mag in het buitenland verwerkt en bewaard worden

U moet alle boeken, rekeningen en verantwoordingsstukken in België bewaren. Dat betekent niet dat uw boekhouding niet bewaard mag worden op een computer in het buitenland. Bovendien eist de boekhoudwet niet dat het inschrijven en verwerken van de gegevens in België moet gebeuren. Uw boekhouding mag dus op een centrale computer in het buitenland verwerkt en bewaard worden.
U moet wel rechtstreeks toegang hebben tot uw boekhouding vanuit België. De boeken, rekeningen en verantwoordingsstukken moeten dus ofwel in origineel, ofwel in afschrift in België bewaard worden.

Wel opstellen volgens Belgische principes

Zelfs wanneer de stukken in het buitenland bewaard worden, moet uw boekhouding gebeuren conform de Belgische boekhoudwet. De rekeningen alleen voorbereiden volgens internationale standaarden, wordt niet aanvaard.
De CBN heeft wel een nieuw advies uitgevaardigd waarin ze schrijft dat een onderneming een rekeningplan mag gebruiken dat verschillend is van het Minimum Algemeen Rekeningstelsel. Dit mag alleen als de onderneming op elk moment door middel van een concordantietabel een proef- en saldibalans kan voorleggen die opgesteld is volgens de boekhoudkundige voorschriften.

Alle documenten voorleggen bij controle vennootschapsbelasting

U bent verplicht om op verzoek van de administratie alle boeken en bescheiden voor te leggen die noodzakelijk zijn om het bedrag van de belastbare inkomsten van uw vennootschap te bepalen.
Deze boeken en bescheiden beperken zich niet tot de wettelijk verplichte boekhoudkundige documenten of boeken. Deze omvatten alle documenten die de fiscus kan gebruiken om uw belastbaar inkomen vast te stellen. Dat betekent bijvoorbeeld dat u ook overeenkomsten en correspondentie moet kunnen voorleggen.
In principe zal de administratie een controle inkomstenbelasting op voorhand aankondigen. Op die manier kan u de nodige voorbereidingen treffen. Hoewel het eerder uitzonderlijk is, is een onaangekondigde belastingcontrole steeds mogelijk.

Toestemming vragen om boeken bij externe boekhouder te bewaren

De administratie kan de toestemming verlenen om uw boekhouding, of een deel ervan, op het kantoor van uw externe boekhouder of raadgever te bewaren.
De administratie geeft slechts toestemming wanneer die externe bewaring beperkt blijft tot een bepaalde periode. Een toestemming op permanente basis verkrijgen, is uitzonderlijk.
Zelfs wanneer u die toestemming krijgt, dan zal u er nog steeds voor moeten zorgen dat de boekhoudkundige documenten beschikbaar zijn op de kantoren van de vennootschap van zodra een belastingcontrole wordt aangekondigd. In geval van een onaangekondigde controle, is het voldoende aan te wijzen bij wie de documenten bewaard worden en ze binnen een korte tijd terug te bezorgen.

Elektronische boekhouding: online toegang vanuit België nodig

Als u uw boekhouding elektronisch voert, dan moet u bepaalde boekhoudkundige stukken zo bewaren dat ze op een leesbare en verstaanbare manier aan de belastingadministratie kunnen voorgelegd worden. Het gaat om volgende boekhoudkundige stukken.

Alle documenten die nodig zijn om het bedrag van de belastbare inkomsten te bepalen die bewaard, verwerkt of upgedatet worden op een computersysteem.

Alle informatie over het computerprogramma dat gebruikt wordt om de documenten te lezen.

De boekhouding mag gecentraliseerd worden op één computer in het buitenland. Ook de boekhoudkundige documenten mogen in het buitenland bewaard worden, op voorwaarde dat de vennootschap van op haar zetel in België een volledige online toegang heeft. Dat stelt de CBN in haar  advies dat ze recent heeft gepubliceerd.

Nieuws

Tot 31 december 2020 zijn receptiekosten in de inkomstenbelastingen 100% aftrekbaar. De maatregel moet de evenementensector ondersteunen. De vraag is natuurlijk of de strikte regels inzake evenementen het überhaupt mogelijk maken om dergelijke evenementen te organiseren.

In 2015 voerde de wetgever een nieuwe belastingvermindering in: de tax shelter voor starters. Wat later volgde een gelijkaardige tax shelter voor groeibedrijven en recent kwam er nog een corona tax shelter. Het gemeenschappelijk doel is om sommen die nu onproductief op spaarboekjes staan, over te brengen naar meer risicodragende investeringen.

De regeringen van ons land gebruiken meerdere technieken om de relance van de economie in het post-corona tijdperk te bewerkstelligen. Een belastingverlaging voor wie doorgaat met investeren is er één van.

Schrijf u in op onze nieuwsbrief