Uw boekhouding op een centrale computer in het buitenland houden mag

Uw boekhouding op een centrale computer in het buitenland houden mag

Uw boekhouding op een centrale computer in het buitenland verwerken en bewaren, is toegelaten. U moet wel uw boeken kunnen voorleggen aan de belastingadministratie wanneer zij een belastingcontrole aankondigt. Voor een elektronische boekhouding is het belangrijk dat u vanuit de zetel van uw vennootschap in België online toegang heeft tot alle boekhoudkundige informatie en documenten. Hierover heeft de Commissie voor Boekhoudkundige Normen (CBN) recent twee adviezen gepubliceerd.

Heel wat Belgische ondernemingen die deel uitmaken van een multinationale groep of Belgische filialen van buitenlandse ondernemingen hebben een gecentraliseerde boekhouding in een ander land. Op één computer wordt de boekhouding van alle vennootschappen die tot de groep behoren over de landen heen bewaard.

Boekhouding mag in het buitenland verwerkt en bewaard worden

U moet alle boeken, rekeningen en verantwoordingsstukken in België bewaren. Dat betekent niet dat uw boekhouding niet bewaard mag worden op een computer in het buitenland. Bovendien eist de boekhoudwet niet dat het inschrijven en verwerken van de gegevens in België moet gebeuren. Uw boekhouding mag dus op een centrale computer in het buitenland verwerkt en bewaard worden.
U moet wel rechtstreeks toegang hebben tot uw boekhouding vanuit België. De boeken, rekeningen en verantwoordingsstukken moeten dus ofwel in origineel, ofwel in afschrift in België bewaard worden.

Wel opstellen volgens Belgische principes

Zelfs wanneer de stukken in het buitenland bewaard worden, moet uw boekhouding gebeuren conform de Belgische boekhoudwet. De rekeningen alleen voorbereiden volgens internationale standaarden, wordt niet aanvaard.
De CBN heeft wel een nieuw advies uitgevaardigd waarin ze schrijft dat een onderneming een rekeningplan mag gebruiken dat verschillend is van het Minimum Algemeen Rekeningstelsel. Dit mag alleen als de onderneming op elk moment door middel van een concordantietabel een proef- en saldibalans kan voorleggen die opgesteld is volgens de boekhoudkundige voorschriften.

Alle documenten voorleggen bij controle vennootschapsbelasting

U bent verplicht om op verzoek van de administratie alle boeken en bescheiden voor te leggen die noodzakelijk zijn om het bedrag van de belastbare inkomsten van uw vennootschap te bepalen.
Deze boeken en bescheiden beperken zich niet tot de wettelijk verplichte boekhoudkundige documenten of boeken. Deze omvatten alle documenten die de fiscus kan gebruiken om uw belastbaar inkomen vast te stellen. Dat betekent bijvoorbeeld dat u ook overeenkomsten en correspondentie moet kunnen voorleggen.
In principe zal de administratie een controle inkomstenbelasting op voorhand aankondigen. Op die manier kan u de nodige voorbereidingen treffen. Hoewel het eerder uitzonderlijk is, is een onaangekondigde belastingcontrole steeds mogelijk.

Toestemming vragen om boeken bij externe boekhouder te bewaren

De administratie kan de toestemming verlenen om uw boekhouding, of een deel ervan, op het kantoor van uw externe boekhouder of raadgever te bewaren.
De administratie geeft slechts toestemming wanneer die externe bewaring beperkt blijft tot een bepaalde periode. Een toestemming op permanente basis verkrijgen, is uitzonderlijk.
Zelfs wanneer u die toestemming krijgt, dan zal u er nog steeds voor moeten zorgen dat de boekhoudkundige documenten beschikbaar zijn op de kantoren van de vennootschap van zodra een belastingcontrole wordt aangekondigd. In geval van een onaangekondigde controle, is het voldoende aan te wijzen bij wie de documenten bewaard worden en ze binnen een korte tijd terug te bezorgen.

Elektronische boekhouding: online toegang vanuit België nodig

Als u uw boekhouding elektronisch voert, dan moet u bepaalde boekhoudkundige stukken zo bewaren dat ze op een leesbare en verstaanbare manier aan de belastingadministratie kunnen voorgelegd worden. Het gaat om volgende boekhoudkundige stukken.

Alle documenten die nodig zijn om het bedrag van de belastbare inkomsten te bepalen die bewaard, verwerkt of upgedatet worden op een computersysteem.

Alle informatie over het computerprogramma dat gebruikt wordt om de documenten te lezen.

De boekhouding mag gecentraliseerd worden op één computer in het buitenland. Ook de boekhoudkundige documenten mogen in het buitenland bewaard worden, op voorwaarde dat de vennootschap van op haar zetel in België een volledige online toegang heeft. Dat stelt de CBN in haar  advies dat ze recent heeft gepubliceerd.

Nieuws

Zowel in Vlaanderen als in Brussel kiest de gewestregering voor de zogenaamde handelshuurlening om huurders van commerciële panden te ondersteunen. Ook de verhuurder wordt er beter van want hij heeft zekerheid over de betaling van minstens een deel van de huur.

Als een werkgever een bedrijfswagen ter beschikking stelt van een werknemer of bedrijfsleider, dan wordt die werknemer/bedrijfsleider op het voordeel belast. De berekening van het voordeel is onder meer afhankelijk van de CO2-uitstoot van het voertuig tegenover de “gemiddelde uitstoot van het Belgische wagenpark”. Die gemiddelde uitstoot ging in 2020 na twee jaar van stijging, terug naar beneden. Goed nieuws voor het klimaat maar minder goed nieuws voor uw portefeuille.

Wie WVV zegt, denkt meteen aan de nieuwe regels voor vennootschappen. Een kapitaalloze BV, nieuwe regels inzake stemrecht, een andere invulling voor de coöperatieve vennootschap, … Maar ook voor de bestuurders veranderde er heel wat.

Schrijf u in op onze nieuwsbrief