Kostenvergoedingen: update forfaits RSZ voor bepaalde uitgavenposten

Kostenvergoedingen: update forfaits RSZ voor bepaalde uitgavenposten

Vorig jaar maakte de RSZ haar standpunt bekend met betrekking tot de terugbetaling van bepaalde forfaitair geraamde “kosten eigen aan de werkgever”. Voor de kostenvergoedingen die vanaf het eerste kwartaal 2011 worden toegekend, heeft de RSZ nu een aangepaste tabel gepubliceerd.

Terugbetaalde kostenvergoeding is geen loon

“Kosten eigen aan de werkgever” zijn uitgaven die de werknemer verricht tijdens de uitoefening van zijn beroep (bv. reiskosten, maaltijdkosten, kosten aan een auto, verblijfskosten). Als u die kosten terugbetaalt aan uw werknemer, zijn er op dit bedrag in principe geen RSZ-bijdragen (en bedrijfsvoorheffing) verschuldigd omdat de RSZ een terugbetaalde kostenvergoeding niet als loon beschouwt als ze aan bepaalde voorwaarden voldoet:

de vergoeding is een werkelijke kostenvergoeding die geen verrijking voor de werknemer inhoudt;

de terugbetaling van de vergoeding gebeurt op basis van de reële kosten of op basis van een forfait dat in verhouding staat tot de werkelijke omvang van de uitgaven;

de werkgever is verplicht om de kosten aan de werknemer terug te betalen.

Forfaitaire ramingen voor bepaalde uitgavenposten

Sedert 1 januari 2010 moet de werkgever de juistheid van de kosten aantonen met geschreven documenten (bv. het arbeidsreglement, een dienstnota, bijlagen aan de arbeidsovereenkomst). Kleine kosten die moeilijk bewijsbaar zijn, mag u forfaitair ramen. In dat geval moet u het gehanteerde forfait kunnen verantwoorden. De sommen die het bedrag van de werkelijke kosten overschrijden, zijn loon waarop bijdragen zijn verschuldigd.
Vorig jaar heeft de RSZ voor het eerst richtlijnen gepubliceerd voor verschillende posten waarvoor zij een forfaitaire raming aanvaardt (bv. voor verblijfskosten in België, voor werkkledij, voor kosten verbonden aan de auto). Bij elke post vermeldt ze het bedrag en de voorwaarden. In haar instructies van het eerste kwartaal 2011 heeft de RSZ een aangepaste tabel opgenomen. De wijzigingen ten opzichte van de vorige tabel staan in het blauw. Ze hebben betrekking op een aantal bedragen, en de toelichting bij de woon-werkverplaatsingen en beroepsverplaatsingen met de fiets, en de bureaukosten die worden betaald aan een werknemer die een deel van zijn werk thuis doet.  

Gemaakte kosten groter dan forfaits

De bedragen in de tabel van de RSZ zijn maximumbedragen. Indien de kosten die uw werknemers maken groter zijn dan die forfaitaire bedragen, mag u de werkelijke kosten bewijzen. U moet dan de realiteit van de kosten aantonen voor het geheel van de kosten met betrekking tot een post. Voor eenzelfde type kosten mag u immers niet de beide systemen, reële kosten en forfait, samen gebruiken. In geen enkel geval mogen de door de werknemers gemaakte kosten dubbel worden terugbetaald. De RSZ aanvaardt het gebruik van de forfaits alleen op voorwaarde dat dezelfde kosten niet ook op een andere manier worden terugbetaald.

Nieuws

De regeringen van ons land gebruiken meerdere technieken om de relance van de economie in het post-corona tijdperk te bewerkstelligen. Een belastingverlaging voor wie doorgaat met investeren is er één van.

Echt uitstel kunnen we het niet noemen: wie zijn jaarrekening te laat neerlegt, zal een bijzondere bijdrage voor laattijdige neerleggingen niet moeten betalen. Maar, u krijgt slechts 2 maanden extra.

In het verleden ondernam de wetgever al meerdere pogingen om via fiscale voordelen de Belgische spaarder te verleiden om te beleggen in aandelen. De twee meest recente initiatieven zijn “tax shelters”. De ene voor startende ondernemingen, de andere voor groeibedrijven. Met de Coronawet III komt er daar een derde bij.

Schrijf u in op onze nieuwsbrief