Le (transfert du) siège de la société: what's in a name

Toute société a un siège social. Le siège social détermine la langue officielle de votre société et peut être transféré à tout moment. Le siège social ou statutaire n'est pas le même que le siège réel. What's in a name ...

Théorie du siège

Il convient avant tout de faire une distinction entre le siège social ou statutaire tel qu'il figure dans les statuts, d'une part, et le siège réel, d'autre part.
Le siège réel ou lieu d'établissement principal de la société est le lieu où la direction de la société se réunit. Autrement dit, le lieu où se déroulent les réunions des organes, comme le lieu où le gérant a son bureau et/ou le lieu où se tient l'assemblée générale. Un autre critère important est le lieu où sont localisés les services administratifs (tels que la comptabilité, les procès-verbaux, le registre des actionnaires et les archives) de la société.

En Belgique, on applique la "théorie du siège" et on regarde où se situe le siège statutaire, mais en se basant sur la présomption que le siège statutaire correspond au siège réel.

Le lieu du siège est déterminant pour la langue des statuts de votre société. Quelques mots d'explication: les sociétés qui ont un siège en Flandre sont obligées de rédiger leurs statuts en néerlandais; les sociétés qui établissent leur siège en Wallonie sont obligées d'établir leurs statuts en français; et les sociétés établies dans la Région de Bruxelles-Capitale ont le choix entre des statuts en néerlandais, en français ou bilingues. Dès que le siège de la société est transféré, la société doit donc adapter ses statuts.

Transfert du siège dans la même région linguistique de Belgique

La décision de transférer le siège dans la même région linguistique peut être prise par simple décision de l'organe de gestion, à condition que cela soit prévu dans les statuts. Les statuts ne sont alors pas fondamentalement modifiés et aucune modification des statuts n'est requise. La décision doit ensuite être publiée aux Annexes du Moniteur belge. Le cas échéant, la décision peut être actée ultérieurement dans les statuts.

Transfert du siège dans une autre région linguistique de Belgique

Comme les documents officiels de la société sont rédigés dans la langue de l'arrondissement judiciaire dans le ressort duquel la société est établie, une modification de statuts s'impose si le siège social de la société est transféré vers une autre région linguistique. Seuls les actionnaires ou les associés peuvent décider de transférer le siège vers une autre région linguistique, pas l'organe de gestion. L'assemblée générale (extraordinaire) est en effet habilitée à modifier les statuts. Un extrait du procès-verbal de cette assemblée doit également être publié aux Annexes du Moniteur belge.

La forme de la société déterminera si la décision peut être constatée dans un acte sous seing privé (pour la SNC, la SCS, la SCRI) ou si un acte authentique par-devant notaire est requis (pour la SPRL, la SCRL, la SA, la SCA).

Transfert du siège en dehors des frontières du pays

Enfin, en cas de transfert transfrontalier (international) du siège, on distingue deux courants.

Sur la base de la théorie du siège réel qui est appliquée dans la plupart des pays d'Europe, dont la Belgique, une personne morale est régie par le droit des sociétés du pays où est situé son principal siège décisionnel (établissement).

Sur la base de la théorie de l'incorporation, la société est régie par le droit des sociétés du pays où elle est a été constituée. A cet égard, le siège de la direction effective de la société n'est pas déterminant. La théorie de l'incorporation est d'application notamment au Royaume-Uni et aux Pays-Bas.

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