Quels sont les changements apportés dans le CSA pour les administrateurs ?

Qui dit CSA pense immédiatement aux nouvelles règles concernant les sociétés. Une SRL sans capital, de nouvelles règles en matière de droit de vote, une nouvelle définition de la société coopérative... Mais pas mal de choses ont également changé pour les administrateurs.

Conflit d'intérêts

Le nouveau CSA contient une réglementation large et surtout plus stricte en matière de conflits d'intérêts au sein d'une entreprise.
La première nouveauté est le devoir d'abstention : les administrateurs de SRL, SC et SA ne peuvent plus prendre part aux délibérations ni au vote concernant une opération à propos de laquelle il y a conflit d'intérêts. C'était possible en vertu de l'ancien Code des sociétés (excepté pour les SA publiques).

En cas de conflit d'intérêts potentiel pour tous les administrateurs, l'opération doit être soumise à l'assemblée générale. Si l'assemblée générale approuve la décision ou l'opération, l'organe d'administration peut l'exécuter. La décision doit également être soumise à l'assemblée générale lorsqu'il n'y a qu'un seul administrateur. Lorsque cet administrateur unique est également l'actionnaire unique, il peut prendre la décision ou réaliser l'opération lui-même.

Attention : lorsqu'il est question de conflit d'intérêts, l'opération ou la décision doivent (comme auparavant) être décrites dans le procès-verbal de la réunion en question. Ce procès-verbal doit figurer dans son intégralité dans le rapport de gestion ou dans une pièce qui est déposée en même temps que les comptes annuels.
Lorsque l'unique administrateur est également l'unique actionnaire, un rapport spécial doit être joint aux comptes annuels. Ce rapport spécial mentionne les accords conclus entre l'administrateur et la société.

Si ces règles ne sont pas respectées, la nullité de la décision peut être demandée par la société ainsi que par chaque intéressé.
Ces nouvelles règles s'appliquent aussi aux administrateurs de SC, d'ASBL et de fondations.

Les nouvelles règles s'appliquent aux administrateurs d'entreprises créées après le 1er mai 2019. Pour les entreprises qui existaient déjà à cette date-là, elles sont applicables depuis le 1er janvier 2020, à moins que les statuts de l'entreprise n'aient été adaptés à la nouvelle législation avant le 1er janvier 2020.

Représentant permanent

Lorsque la fonction d'administrateur est exercée par une autre personne morale, cet administrateur-personne morale est représenté par un représentant permanent. En vertu de l'ancien code des sociétés, ce représentant permanent devait aussi avoir effectivement un lien professionnel avec cette société. Le représentant permanent devait en effet être choisi parmi les actionnaires, les administrateurs, les membres du conseil d'administration ou les collaborateurs de l'administrateur-personne morale.
Ce n'est désormais plus nécessaire. Une tierce partie peut donc dorénavant être le représentant permanent d'un administrateur-personne morale.
D'autre part, il n'est plus possible de nommer une autre personne morale comme représentant permanent.

Autre nouveauté : outre le représentant permanent principal, il est possible de nommer un représentant permanent suppléant. Ce suppléant peut alors agir a) en cas d'empêchement du représentant permanent principal et b) lorsqu'il n'y a pas d'autre administrateur.

Le CSA prévoit pour les représentants permanents une double interdiction de cumul. Une personne physique ne peut désormais plus siéger au conseil d'administration sous une double casquette, à savoir d'une part en tant que représentant permanent et d'autre part en tant qu'administrateur.
Par ailleurs, une personne physique ne peut pas non plus être représentant permanent de plusieurs administrateurs-personnes morales au sein d'une même entreprise. Il est toutefois encore possible d'être plusieurs fois représentant permanent, chaque fois dans une entreprise différente.

Signalons enfin que les règles en matière de conflits d'intérêts pour les administrateurs s'appliquent non seulement lorsqu'il y a conflit d'intérêts à l'égard de l'administrateur-personne morale, mais aussi en cas de conflit d'intérêts à l'égard du représentant permanent même (donc sans que l'administrateur-personne morale soit lui-même en situation de conflit d'intérêts).

Les administrateurs sont des membres du personnel

Ce qui ne semble pas être une énorme intervention peut parfois l'être malgré tout : en reprenant les administrateurs sous la notion de " personnel ", de nombreuses dispositions du droit des sociétés deviennent avec certitude applicables aux administrateurs. Cela concerne principalement des opérations avec des actions (augmentation de capital, rachat d'actions propres, octroi de droits de souscription...) auxquelles s'applique une procédure spéciale selon que l'opération en question est destinée au personnel ou non.

Sont donc considérés comme du personnel :

les personnes physiques engagées dans les liens d'un contrat de travail ou d'un contrat de management avec la société (ou avec ses filiales) ;

les personnes morales engagées dans les liens d'un contrat de management avec la société (ou avec ses filiales) (du moins si ces personnes morales sont représentées par une seule personne physique qui en est également l'associé ou l'actionnaire de contrôle) ;

les membres de l'organe d'administration de la société ou de sa (ses) filiale(s), en ce compris les personnes morales dont le représentant permanent est également l'associé ou l'actionnaire de contrôle.

Cette définition de " personnel " ne vaut que pour les livres 5 (SRL), 6 (SC) et 7 (SA). La taille d'une société (micro, petite ou grande) dépend entre autres du nombre de membres du personnel. Or cette disposition figure au livre 1er du CSA et renvoie explicitement au nombre de travailleurs repris dans la déclaration DIMONA.

À ce propos, ajoutons encore que l'administrateur, comme auparavant, est soumis au statut social des travailleurs indépendants. Le CSA permet toutefois de conclure aussi avec cet administrateur un contrat de travail pour autant que ce contrat de travail n'ait aucun lien avec le mandat d'administrateur. Dans ce cas, l'administrateur reste toujours assujetti au statut des travailleurs indépendants pour son mandat d'administrateur, soit à titre principal, soit à titre complémentaire.

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